Scegliere il WMS: criteri legati agli strumenti
Quando si valuta un WMS, il primo aspetto da analizzare riguarda gli strumenti e le funzionalità. Un software efficace deve infatti supportare in modo preciso le attività operative quotidiane, dal ricevimento merci al picking, dallo stoccaggio alla spedizione, e adattarsi alla complessità dei flussi logistici dell’azienda. Quello che ne determina il reale valore è la capacità del WMS di integrarsi con gli altri sistemi aziendali (ERP, TMS, e-commerce, automazioni di magazzino) e di garantire visibilità in tempo reale sulle operazioni.
Analizziamo quindi i criteri tecnici fondamentali da considerare per assicurarsi che il WMS scelto risponda davvero alle esigenze logistiche e di business della propria organizzazione.
1. Caratteristiche su misura delle esigenze logistiche
Ogni magazzino ha requisiti specifici. Pertanto, le caratteristiche del WMS sono il primo criterio da considerare. È ovvio, infatti, che il sistema di gestione del magazzino dovrà soddisfare le particolari esigenze logistiche di ciascuna azienda:
Merci in arrivo, stoccaggio, prelievo e spedizione:
Un WMS deve coprire l’intero ciclo operativo, dal ricevimento delle merci fino alla spedizione finale, supportando i diversi metodi di gestione delle merci in entrata e consentendo di controllare in tempo reale quantità, qualità e conformità dei prodotti ricevuti.
Durante le fasi di stoccaggio e gestione dello stock, il software deve ottimizzare l’assegnazione delle ubicazioni garantendo la massima efficienza negli spostamenti interni. Allo stesso modo, le funzioni di prelievo ordini (picking) devono adattarsi a differenti modalità operative, così da ridurre tempi e errori. Infine, il WMS deve integrare in modo fluido la gestione delle spedizioni, con etichettatura automatica, tracciabilità e collegamento diretto ai corrieri o ai sistemi di trasporto (TMS). In questo modo, ogni fase del flusso logistico viene digitalizzata e coordinata in un unico ambiente.
Capacità di adattarsi alle esigenze dell’azienda
Un WMS deve poter evolvere insieme all’azienda, adattandosi a nuovi volumi, canali di vendita e processi operativi. Le principali funzionalità da valutare per garantire un sistema in grado di crescere nel tempo sono:
- capacità di gestire contemporaneamente flussi B2B e B2C (e-commerce)
- supporto per un’ampia varietà di tipi di prodotti e/o forti variazioni stagionali
- capacità di elaborare un elevato numero di linee d’ordine
- garanzia di una completa tracciabilità (possibilità di gestire numeri di serie, lotti, date di scadenza, ecc.)
- capacità di organizzare sistemi meccanizzati o automatizzati (stoccaggio, prelievo, smistamento, imballaggio, ecc.)
- supporto per la gestione dei trasporti
- gestione efficace dei resi
- capacità di gestire più sedi e di coordinare la movimentazione dello stock tra le sedi
- capacità di fornire una panoramica completa del proprio stock (eventualmente anche dello stock presente presso i negozi retail fisici), ecc.
In definitiva, è fondamentale scegliere un sistema WMS in grado di soddisfare le esigenze aziendali attuali e future, accompagnando l’evoluzione del business con la massima flessibilità operativa.
2. Flessibilità e personalizzazione del WMS
L’implementazione di un Warehouse Management System (WMS) rappresenta un’opportunità per rivedere e ottimizzare i processi logistici e organizzativi dell’azienda. Tuttavia, per garantire risultati duraturi, è essenziale scegliere una soluzione flessibile e personalizzabile, in modo da poter essere configurata in base all’evoluzione delle specifiche esigenze aziendali, consentendo di modificare flussi, regole di gestione e parametri senza dover intervenire con sviluppi complessi o costosi.
In particolare, le aziende di servizi logistici o i provider che gestiscono magazzini per più clienti traggono grande vantaggio da un WMS altamente personalizzabile, in grado di supportare le diverse esigenze dei clienti e di adattarsi alle necessità e ai cambiamenti futuri.
3. Scalabilità del WMS
Il WMS deve essere sufficientemente scalabile per supportare le future esigenze aziendali. Con il tempo, infatti, i volumi di ordini possono aumentare, i flussi logistici diversificarsi e le attività espandersi in nuove aree o canali di vendita. Un WMS scalabile consente di aggiungere facilmente nuovi magazzini, utenti o funzionalità senza compromettere le prestazioni, garantendo continuità operativa anche in contesti di forte espansione. In questo modo, l’investimento resta valido e sostenibile nel lungo periodo.
4. WMS basato sul cloud: scalabilità e aggiornamenti regolari
In un contesto logistico in continua evoluzione, un WMS basato sul cloud garantisce la flessibilità necessaria per adattarsi rapidamente ai cambiamenti. Le soluzioni cloud eliminano la necessità di gestire infrastrutture interne e consentono di allocare automaticamente risorse aggiuntive durante i picchi di carico di lavoro, cosa che non avviene con le architetture on-premise. Inoltre, un WMS in cloud riceve aggiornamenti e nuove funzionalità in modo regolare, assicurando sempre le prestazioni più recenti e una maggiore continuità operativa
5. Prestazioni del WMS: tempi di risposta e continuità operativa
Per un’azienda che gestisce alti volumi di ordini o sperimenta picchi di attività stagionali, le prestazioni e la robustezza del WMS sono fattori decisivi. Il sistema deve garantire tempi di risposta rapidi, elaborazione immediata delle transazioni e aggiornamento costante del database, anche in condizioni di forte carico.
Un WMS performante assicura la continuità operativa e riduce i rischi di rallentamenti, errori o blocchi che potrebbero compromettere la produttività del magazzino. È quindi fondamentale valutare la capacità del software di mantenere prestazioni stabili nel lungo periodo e la disponibilità di strumenti di monitoraggio che permettano di prevenire eventuali criticità. Quindi, la robustezza del WMS è la base su cui costruire affidabilità, efficienza e crescita dei processi logistici.
6. Integrazione del WMS con altri strumenti
L’integrazione del WMS con altri strumenti è fondamentale per ottimizzare le operazioni logistiche e garantire la visibilità in tempo reale dello stock e dei flussi logistici. Il sistema deve interfacciarsi perfettamente con altre applicazioni come i sistemi ERP, di gestione dei trasporti (TMS) e di gestione degli ordini (OMS) e la piattaforma di e-commerce.
Dal punto di vista tecnico, è importante valutare i protocolli di integrazione e scambio dati supportati dal WMS, come API, EDI o architetture publish-subscribe, che consentono connessioni affidabili e aggiornamenti continui. Un’integrazione solida riduce errori, automatizza i processi e permette di gestire la supply chain come un ecosistema digitale unico e connesso.
7. Interfaccia intuitiva e facile da usare
Un WMS con interfaccia intuitiva è fondamentale per semplificare le attività quotidiane in magazzino e ridurre i tempi di formazione del personale. Un’interfaccia chiara e lineare accelera l’apprendimento degli operatori, utile soprattutto per quelli stagionali o temporanei, e favorisce una maggiore produttività del team. Inoltre, può persino giocare un ruolo chiave nell’attrarre personale in un momento in cui i talenti scarseggiano, posizionando meglio l’azienda in un mercato del lavoro sempre più competitivo.
È inoltre importante che l’interfaccia sia adattabile ai diversi siti logistici, come impianti di produzione, magazzini o punti vendita, così da offrire la stessa semplicità d’uso e visibilità dei dati in ogni contesto operativo.
8. WMS collaborativo per coordinare tutti i siti logistici
In una rete logistica moderna, fabbriche, magazzini, punti vendita e hub distributivi devono operare in modo coordinato e connesso. Un WMS collaborativo consente di sincronizzare dati e processi tra i diversi siti aziendali e con l’intero ecosistema esterno, dai fornitori ai trasportatori e clienti, garantendo una visibilità completa lungo tutta la supply chain.
Scegliere un sistema aperto significa poter gestire in tempo reale lo stato delle scorte, gli ordini e le spedizioni, riducendo ritardi e inefficienze. Un WMS che favorisce la collaborazione multi-sito contribuisce così a rendere la catena logistica più reattiva, integrata e competitiva.
9. Assistenza per sistemi meccanizzati o automatizzati
In un contesto logistico sempre più automatizzato, è fondamentale che il WMS sia pienamente compatibile con i sistemi meccanizzati e robotizzati presenti in magazzino o pianificati per il futuro. Il software deve poter interfacciarsi con tecnologie di diversa complessità, come smistatori, nastri trasportatori, robot di picking e stazioni di smistamento, coordinandone le attività in modo sincronizzato.
Un WMS integrato con il sistema di controllo del magazzino (WCS) garantisce il corretto controllo dei processi, riducendo tempi di ciclo, errori e interruzioni. Questa integrazione è essenziale per sfruttare appieno l’automazione e garantirsi un ritorno rapido sull’investimento tecnologico.
10. Pannelli di controllo e analisi in tempo reale
Un WMS moderno deve essere in grado di generare report e fornire dashboard personalizzabili per supportare la gestione, il processo decisionale in tempo reale, la misurazione delle prestazioni e il miglioramento continuo. Per le organizzazioni più complesse, la possibilità di disporre di un pannello di controllo centralizzato rappresenta un vantaggio strategico: soluzioni come Hardis Control Tower offrono una visibilità completa della supply chain, aggregando i dati provenienti da tutti i siti logistici e favorendo decisioni basate su informazioni aggiornate e affidabili.
11. Operazioni in più Paesi: il WMS deve essere multilingue
Le aziende che operano in diversi Paesi necessitano di un WMS multilingue e facilmente adattabile a diversi contesti geografici. La possibilità di impostare lingue, valute, unità di misura e normative locali permette di garantire coerenza operativa tra filiali e magazzini situati in Paesi diversi.
Oltre alla lingua, è altrettanto importante valutare il supporto internazionale del fornitore o dell’integratore per assicurare un’implementazione efficace e un’assistenza continua in ogni area geografica. Un WMS globale semplifica la gestione centralizzata dei processi, migliora la collaborazione tra team internazionali e accelera le pratiche operative.
Criteri di selezione del WMS legati al fornitore
Oltre alle caratteristiche tecniche del sistema, la scelta del fornitore di un WMS è un fattore determinante per il successo del progetto. Un partner esperto, stabile e con una visione di lungo periodo può fare la differenza tra un’implementazione fluida e una soluzione difficile da mantenere nel tempo. È quindi essenziale valutare non solo il prodotto, ma anche la solidità, la competenza e l’affidabilità dell’azienda che lo sviluppa o lo integra, come nel caso di Hardis Supply Chain, che da oltre trent’anni opera nel settore con continuità e risultati concreti.
12. Reputazione e stabilità del fornitore di WMS
Quando si sceglie un WMS, è importante esaminare attentamente la stabilità finanziaria del fornitore, la reputazione e l’esperienza nel settore. Analizzare le referenze di clienti con esigenze simili aiuta a comprendere la reale capacità del partner di gestire progetti complessi e garantire continuità nel supporto. È inoltre consigliabile esaminare la visione strategica e il piano di sviluppo del prodotto, per assicurarsi che il fornitore continui a innovare nel tempo. Scegliere un partner solido significa investire in una collaborazione duratura e affidabile, capace di accompagnare l’evoluzione dell’azienda e della sua supply chain.
13. Team di progetto e assistenza tecnica
Il successo dell’implementazione del WMS dipenderà in gran parte dall’approccio al progetto. È quindi essenziale assicurarsi che quest’ultimo sia gestito da un team esperto di logistica e IT e che il fornitore (o l’integratore) fornisca fin dall’inizio una chiara indicazione della sua durata, delle fasi che lo compongono e dei risultati da raggiungere.
Un altro elemento importante è il livello di assistenza tecnica e supporto post-vendita. È importante valutare i tempi di risposta ai ticket, la disponibilità di assistenza multilingue per progetti internazionali e la capacità di gestire rapidamente problemi complessi lungo l’intera catena logistica. Un servizio di supporto proattivo garantisce continuità operativa e rafforza la fiducia nel partner tecnologico nel lungo periodo.
14. Prezzo del WMS e degli accordi di hosting dell’applicazione
Infine, il costo di un sistema di gestione del magazzino e dei relativi servizi di implementazione e hosting sono elementi determinanti nella fase di selezione. È importante valutare nel dettaglio il modello di licenza, i servizi di manutenzione inclusi e le eventuali spese aggiuntive per personalizzazioni, aggiornamenti o supporto tecnico. Invece, nel caso in cui si scelga la modalità SaaS in abbonamento, si può contare su un modello flessibile e personalizzabile, con aggiornamenti automatici e continui che semplificano la gestione e mantengono il sistema sempre al passo. Una visione chiara di questi aspetti consente di stimare correttamente il total cost of ownership (TCO) e di pianificare un investimento sostenibile e a lungo termine.
Se stai valutando di implementare un software WMS, i nostri esperti di logistica sono a tua disposizione per individuare la soluzione più adatta alle tue esigenze e rispondere a qualsiasi tua domanda. Contattaci per una consulenza personalizzata!