Requisiti del WMS: suggerimenti e capitolato d’oneri

Cos’è il capitolato d’oneri del WMS?

Il capitolato d’oneri di un sistema di gestione del magazzino (CDO del WMS) è un documento dettagliato, prodotto da un’azienda che intende investire in un WMS o cambiare il suo software di gestione del magazzino. Si tratta di un documento che definisce gli obiettivi di un’azienda, i processi logistici di riferimento, i requisiti funzionali, i vincoli tecnici e temporali e altro ancora. Serve, inoltre, come base per la comunicazione e la negoziazione tra l’azienda e i potenziali fornitori di software nell’ambito di una gara d’appalto.

Perché un capitolato d’oneri è essenziale in un progetto WMS? (h2 / titolo XXL)

Il capitolato d’oneri funge da quadro di riferimento che guida l’intero processo di selezione del WMS, consentendo all’azienda di:

1. assicurarsi che i suoi requisiti siano soddisfatti;
2. avere una chiara idea dei diversi software WMS;
3. ridurre al minimo il rischio di fraintendimenti o interpretazioni errate nei rapporti con i potenziali fornitori;
4. valutare oggettivamente le offerte dei potenziali fornitori;
5. selezionare più facilmente l’applicazione che meglio soddisfa i propri requisiti specifici;
6. gettare le basi per una collaborazione di successo a lungo termine.

Modello di capitolato d’oneri del WMS

Noi di Hardis abbiamo presentato offerte per centinaia di gare d’appalto. Basandoci sulle migliori prassi e sulle lezioni apprese negli ultimi trent’anni, abbiamo stilato un modello di capitolato d’oneri per WMS, in formato PDF, scaricabile gratuitamente e utilizzabile nell’ambito di un progetto.

 

Cosa deve contenere un modello di capitolato d’oneri del WMS?

1. Scopo e quadro della gara d’appalto

L’introduzione al capitolato d’oneri deve descrivere in dettaglio lo scopo e il quadro della gara d’appalto – iniziando dalle ragioni per cui un’azienda cerca di implementare un WMS o cambiare il sistema esistente – e menzionare se il progetto fa parte di un più ampio programma di miglioramento della supply-chain.

Il documento deve anche indicare:

1. il contesto in cui si svolge la gara d’appalto; per esempio, le nuove sfide nel settore o nell’industria in cui opera l’azienda committente, le specifiche problematiche che questa deve affrontare o le opportunità che vuole cogliere;
2. gli obiettivi generali che si perseguono con l’investimento in un WMS o con la modifica del sistema esistente;
3. la portata della gara d’appalto: numero di magazzini e Paesi, operazioni commerciali coperte;
4. il calendario provvisorio, con le date chiave del processo di gara e selezione, nonché il periodo e le tempistiche previsti per l’implementazione del WMS;
5. un elenco di allegati, come il rapporto di audit e le raccomandazioni fornite da un’azienda di consulenza sulla supply chain, i progetti e i disegni del magazzino (o dei magazzini) e le specifiche tecniche degli altri sistemi con cui il WMS dovrà interfacciarsi;
6. i contatti delle persone a cui i potenziali fornitori possono rivolgersi per ottenere chiarimenti, se necessario.

2. Panoramica dell’azienda committente e dei suoi siti logistici

Il capitolato d’oneri del WMS includerà una descrizione delle operazioni commerciali, dei canali di vendita e distribuzione nonché informazioni sui processi logistici e sugli specifici requisiti dell’azienda committente. Per esempio:

1. Ubicazione e dimensioni di magazzini o negozi in cui sarà implementato il WMS
2. Dettagli sugli utenti (numero e profilo)
3. Tipi di flussi a monte e a valle con fornitori e clienti (B2B, B2C, ecc.)
4. Tipi di prodotti immagazzinati nel sito (o nei siti) dell’azienda
5. Informazioni sul volume (numero di linee d’ordine e articoli, ecc.)
6. Variazioni del flusso stagionale e di altro tipo
7. Descrizione dettagliata dell’organizzazione logistica di riferimento, a breve e medio termine

3. Obiettivi dell’azienda committente

Nel documento, è necessario specificare gli obiettivi del progetto del WMS, ad esempio:

1. Aumento della produttività e dell’efficienza operativa
2. Riduzione degli errori di stock o di prelievo degli ordini
3. Miglioramento, automatizzazione o meccanizzazione di particolari processi
4. Controllo dei costi di logistica e trasporto
5. E così via

4. Ambiente di lavoro, attrezzature ed ergonomia

Nel capitolato d’oneri del WMS, è essenziale fornire una panoramica dettagliata dell’ecosistema IT e delle attrezzature esistenti (nastri trasportatori, robot di picking, sistemi di imballaggio automatizzati, trasloelevatori, ecc.), e del software con cui il WMS dovrà interfacciarsi (come i sistemi ERP, TMS, OMS e la piattaforma di e-commerce).

È inoltre importante definire eventuali vincoli ergonomici per il sistema di gestione del magazzino.

5. Problemi attuali

In questa sezione del capitolato d’oneri, è necessario dare ai potenziali fornitori un quadro chiaro dei problemi dell’azienda e dei miglioramenti necessari, in modo che possano proporre soluzioni adeguate. In altre parole, è necessario descrivere:

1. i problemi posti dal WMS o dai metodi di lavoro esistenti, come informazioni imprecise sullo stock, ritardi nel prelievo degli ordini o problemi di gestione dei resi;
2. gli incidenti ricorrenti che impattano produttività, redditività, soddisfazione cliente, ecc.;
3. le aspettative dell’azienda nelle aree in cui desidera migliorare e ottenere guadagni

6. Requisiti funzionali dettagliati

Un capitolato d’oneri del WMS deve naturalmente includere una descrizione dettagliata dei requisiti e delle caratteristiche del WMS attesi per ogni flusso logistico:

1. Merci in arrivo, ispezione e stoccaggio: ricevimento delle merci in arrivo, ispezione delle quantità e dei prodotti, gestione dei resi, stoccaggio o rifornimento, ecc.
2. Gestione dello stock: gestione delle ubicazioni, monitoraggio dello stock in tempo reale, regole di rifornimento e soglie di allarme, gestione delle giacenze, ecc.
3. Picking degli ordini: requisiti in termini di picking manuale o automatizzato, imballaggio o copacking, etichettatura, ecc.
4. Gestione della spedizione e del trasporto: gestione delle scadenze di trasporto e delle etichette, ottimizzazione dei tassi di riempimento dei camion, ecc.
5. Collaborazione con l’ecosistema di fornitori e vettori dell’azienda
6. Pannelli di controllo e report in tempo reale: dashboard, indicatori di monitoraggio (KPI in tempo reale o storici) e tipi di report richiesti
7. Caratteristiche specifiche: gestione di lotti, date di scadenza, merci pericolose, tracciabilità delle operazioni logistiche e dei prodotti, ecc.

7. Specifiche tecniche e vincoli all’integrazione

Il documento deve anche descrivere in dettaglio le specifiche tecniche del WMS:

1. Infrastruttura IT esistente
2. On-premise o SaaS
3. Compatibilità con altri sistemi esistenti
4. Requisiti in termini di crittografia, autenticazione, backup dei dati, frequenza e modalità di aggiornamento
5. Livelli di disponibilità e prestazioni attesi (SLA) e requisiti di sicurezza dei dati
6. E così via

8. Assistenza dei fornitori e/o integratori

Nel capitolato d’oneri del WMS si dovranno anche indicare i servizi di implementazione, gestione delle modifiche e formazione del personale preposto all’applicazione che il fornitore deve produrre, così come i desiderata in termini di assistenza tecnica, manutenzione e aggiornamento del WMS.

9. Criteri di selezione dei WMS

Il capitolato d’oneri deve anche riportare i criteri prioritari che l’azienda utilizzerà per selezionare il WMS. Inoltre, è bene chiedere ai potenziali fornitori di produrre una copia del piano d’azione relativo al prodotto, il che darà un’idea della scalabilità dell’applicazione. Infine, ma non meno importante, si devono chiedere referenze ad altri clienti con esigenze e sfide simili alle proprie (o anche chiedere di visitare un sito logistico).

Chi deve redigere il capitolato d’oneri del WMS? (h2 / titolo XXL)

Devono contribuire alla stesura del capitolato d’oneri tutto il personale interno e i dipartimenti coinvolti nell’implementazione del WMS. Ovvero:

1. Il dipartimento di logistica o supply chain, che ha una visione d’insieme degli obiettivi dell’azienda e di come i suoi magazzini si inseriscono nella supply chain complessiva.
2. Utenti chiave, che conoscono le operazioni quotidiane nella pratica e le sfide che si trovano ad affrontare.
3. Il dipartimento IT, incaricato di stabilire le specifiche tecniche che il WMS dovrà soddisfare e garantirne la compatibilità con altri sistemi.
4. L’alta direzione, che dovrà approvare gli obiettivi strategici del progetto e firmare la decisione finale.

 

Se l’azienda ha operazioni logistiche complesse, intende implementare il WMS in più siti o Paesi, gestisce un magazzino automatizzato o ha altri requisiti specifici, potrebbe essere una buona idea rivolgersi a una società di consulenza esterna specializzata in sistemi informativi logistici. I loro esperti possono suggerire modi per migliorare l’organizzazione e i processi logistici, aiutare l’azienda committente a formalizzare i propri requisiti e persino assisterla nella scelta di un WMS.

Quando deve essere redatto il capitolato d’oneri?

Prima di redigere il capitolato d’oneri, è importante analizzare i requisiti strategici, logistici e informatici – attuali e futuri – e stabilire gli obiettivi a medio e lungo termine. Come per ogni progetto informatico, si può iniziare con il redigere il capitolato d’oneri solo quando si ha un quadro chiaro degli obiettivi generali e quando questi sono stati approvati dall’alta direzione.

In ogni caso, il capitolato d’oneri deve essere redatto prima di avviare i colloqui con i potenziali fornitori, poiché questi lo utilizzeranno per formulare le loro proposte. In tal modo, l’azienda committente è sicura di ricevere offerte adeguate al contesto e confrontabili con lo stesso insieme di criteri.

Requisiti del WMS: errori da evitare

Prima di concludere questo articolo, ecco un elenco dei principali errori da evitare:

1. Imprecisione su requisiti e caratteristiche attese dal WMS. Ciò può causare ritardi nell’implementazione o addirittura far scegliere all’azienda committente la soluzione sbagliata
2. Trascurare di coinvolgere gli utenti finali. Questo potrebbe far sì che il capitolato d’oneri non rifletta le loro reali esigenze
3. Ignorare le esigenze aziendali future: è essenziale verificare se il WMS è scalabile e in grado di adattarsi ai futuri requisiti dell’azienda
4. Sottovalutare il fabbisogno di assistenza e formazione per la gestione del cambiamento, il che potrebbe causare ritardi nell’adozione e nell’uso della nuova applicazione
5. Trascurare gli aspetti tecnici e i potenziali problemi legati all’integrazione con altri sistemi
6. Non riuscire a definire e ponderare correttamente i Criteri di selezione del WMS
7. Non pianificare una fase di test e convalida in condizioni reali prima che il sistema entri in funzione, e un periodo successivo durante il quale il fornitore sarà tenuto a risolvere eventuali problemi riscontrati in questa fase