ROI del WMS: come calcolarlo e quali ricavi aspettarsi

Quali fattori considerare per calcolare il ROI di un sistema WMS

Cominciamo da una statistica: secondo il Gartner Magic Quadrant 2024, l’80% delle aziende che utilizzano un software WMS ottiene un ritorno sull’investimento entro 24 mesi. Un risultato che conferma come questo tipo di soluzione abbia un impatto diretto ed esteso sulle performance aziendali.

La formula standard del ROI è (ricavi – costi) / costi, ma è valida solo quando i ricavi sono facilmente misurabili. Nel caso di un WMS, i benefici generati sono spesso distribuiti in più aree e non sempre immediatamente quantificabili. Per questo motivo, è utile distinguere le principali categorie di ricavi da considerare nel calcolo:

• Ricavi funzionali: derivano dal miglioramento delle operazioni quotidiane, come la riduzione degli errori di prelievo, l’eliminazione dei conteggi manuali dell’inventario, l’aumento della produttività o la maggiore affidabilità dei processi.
• Ricavi informatici: includono la diminuzione dei costi di manutenzione, la riduzione del rischio di interruzioni dovute a problemi IT o attacchi informatici, l’ottimizzazione degli aggiornamenti e una maggiore disponibilità complessiva del sistema.
• Ricavi tecnici: legati all’integrazione in tempo reale con l’intero ecosistema informativo, alla riduzione della dipendenza dal supporto esterno e alla diminuzione degli errori di monitoraggio e supervisione del sistema.
• Impatto sul business: comprende benefici strategici come la riduzione delle scorte di sicurezza, tempi di consegna più brevi, una maggiore capacità di adattarsi alle fluttuazioni della domanda, un lancio sul mercato più veloce e una gestione più efficiente delle risorse.
• Esperienza del cliente: un WMS affidabile contribuisce a ridurre ritardi, migliorare la puntualità delle consegne e aumentare indicatori come l’NPS (Net Promoter Score) e i tassi di fidelizzazione. In molti settori, questi elementi si traducono direttamente in ricavi incrementali.

In sintesi, il ROI di un WMS dipende da un mix di vantaggi operativi, tecnici e strategici, molti dei quali vanno oltre i risparmi immediati e incidono sulla competitività complessiva dell’azienda.

Gli errori più comuni nel calcolo del ROI di un WMS

Nonostante il WMS sia uno degli strumenti più strategici dell’intera catena logistica, il suo ritorno sull’investimento viene spesso valutato in modo parziale. Molte aziende si concentrano solo sui miglioramenti immediati nel magazzino o sui costi di implementazione, trascurando invece aspetti meno visibili ma decisivi: l’impatto sul business complessivo, i benefici generati dalle nuove funzionalità tecnologiche, i costi nascosti dei sistemi obsoleti e il valore creato lungo tutta la supply chain.

Concentrarsi solo sul magazzino

Molte aziende continuano a valutare il ROI di un WMS considerando unicamente la produttività operativa del magazzino. Ma questo approccio è limitante e rischia di sottovalutare una parte significativa del valore generato dal sistema.

Un WMS moderno, infatti, non migliora solo la velocità del picking: ottimizza l’intero flusso logistico, dalle merci in entrata alla preparazione e spedizione degli ordini, fino all’esperienza del cliente finale. L’impatto si estende quindi a tutta la supply chain, influenzando costi, tempi, qualità del servizio e capacità di risposta dell’azienda. Ridurre l’analisi al solo magazzino significa ignorare gran parte del valore strategico del WMS.

Continuare a utilizzare un WMS obsoleto perché “funziona ancora”

La domanda “Perché cambiare il nostro WMS se funziona ancora?” è uno degli ostacoli più comuni all’evoluzione dei sistemi logistici. Questo approccio, però, ignora una serie di costi nascosti: dai tempi di inattività imprevisti ai limiti strutturali dei sistemi più datati, che non sono in grado di evolversi alla stessa velocità delle esigenze operative, commerciali e tecnologiche dell’azienda.

Questi elementi raramente vengono considerati nei calcoli tradizionali del ROI, ma possono modificarne in modo significativo il risultato. Un WMS obsoleto, infatti, non solo frena l’efficienza, ma espone l’azienda a rischi operativi e informatici crescenti. Abbiamo approfondito questo tema nell’articolo dedicato all’obsolescenza dei WMS, un aspetto strettamente collegato al valore reale dell’investimento.

Quando si valuta il ROI, non bisogna quindi considerare solo ciò che il software genera, ma anche ciò che aiuta a non perdere: continuità operativa, sicurezza, scalabilità e capacità di adattarsi al mercato.

Trascurare l’impatto sull’impresa

Molte aziende considerano il WMS come uno strumento operativo, utile a velocizzare il lavoro in magazzino. In realtà, un sistema moderno ha un impatto diretto sul modello di business e sulla capacità di generare ricavi. Un WMS efficiente consente infatti di offrire nuovi servizi ad alto valore aggiunto, come la consegna rapida, la personalizzazione degli ordini o una tracciabilità avanzata, che non sono semplici optional, ma leve commerciali reali.

I dati lo confermano: una consegna affidabile il giorno successivo può aumentare i tassi di conversione del 20–30%, mentre ridurre l’esaurimento delle scorte anche solo dell’1% può far crescere il fatturato fino al 2%.

In altre parole, un WMS è un motore di crescita aziendale. E questo aspetto deve essere preso in considerazione nel calcolo del ROI.

Ignorare l’impatto delle tecnologie moderne sul ROI

Le tecnologie integrate nei WMS moderni, come i connettori nativi, i pannelli di controllo in tempo reale e l’integrazione fluida con l’ecosistema informatico aziendale, generano benefici che vanno ben oltre la semplificazione dei processi. Questi strumenti riducono la necessità di duplicare dati, alleggeriscono il carico sui team IT e limitano i costi di sviluppo, manutenzione e aggiornamento.

Ma il vantaggio più evidente è l’usabilità: grazie a interfacce intuitive e flussi guidati, gli operatori possono familiarizzare con il sistema in meno di un’ora. Ciò significa meno ore di formazione, minore ricorso a personale temporaneo e un impatto diretto sul turnover.

Un WMS moderno, quindi, non è solo un supporto tecnologico: è una leva di performance e redditività, che contribuisce a migliorare il ROI sia nella sfera IT sia nelle attività operative quotidiane.

Come calcolare il ROI del proprio WMS

Il segreto per calcolare il ROI di un WMS è scomporre i ricavi in dettagli minuziosi. Per ottenere una stima affidabile è necessario adottare un approccio analitico, simile a quello utilizzato nell’ingegneria dei processi. La chiave è scomporre ogni possibile ricavo in elementi misurabili, così da capire con precisione dove il sistema genera valore e in quale misura.

Per farlo, è utile seguire un metodo strutturato in quattro fasi:

• Elencare i potenziali vantaggi
  Identificare ogni beneficio che il WMS può generare, andando oltre la semplice produttività degli operatori. Includere aspetti legati a funzionalità specifiche, processi commerciali, attività IT, riduzione degli errori, qualità del servizio al cliente, continuità operativa e capacità di scalare i volumi.
• Assegnare una metrica a ciascun ricavo
  Ogni ricavo deve essere misurabile. È quindi utile utilizzare metriche quali il risparmio di tempo, la riduzione di personale, i costi evitati o i tassi di errore ridotti. Eliminare le distrazioni e concentrarsi sui dati concreti.
• Quantificare ogni ricavo utilizzando i propri dati
  Le medie di mercato non bastano: il calcolo deve riflettere i volumi reali dell’azienda, i costi del personale, i tempi dei processi, il valore della merce e la struttura dei reparti. Questo passaggio trasforma l’analisi teorica in un modello realistico, affidabile e immediatamente utilizzabile.
• Confrontare con i costi del progetto
  A questo punto è possibile confrontare i benefici stimati con i costi complessivi: software, configurazione, integrazioni, formazione, accompagnamento al cambiamento e manutenzione annuale. Il risultato è un ROI basato su dati oggettivi che consente decisioni strategiche informate.

Esempio concreto di ROI specifico e misurabile

Un sito logistico ha dimezzato il lavoro amministrativo grazie all’automazione delle attività operative e di pianificazione. Ciò ha permesso di riassegnare due FTE (equivalente di due lavoratori full-time) a mansioni di più alto valore. Parallelamente, gli errori di picking sono diminuiti del 75%, riducendo controversie, resi e interventi del servizio clienti. Combinati, questi benefici in termini di efficienza del personale e qualità del servizio hanno coperto oltre il 60% dei costi del progetto già nel primo anno.

Indicatori per tracciare il ROI del WMS

Misurare il ROI di un WMS richiede non solo un’analisi dei costi e dei benefici, ma anche l’uso di indicatori oggettivi in grado di monitorare i risultati nel tempo. I KPI rappresentano quindi uno strumento fondamentale: permettono di valutare l’efficienza dei processi, identificare eventuali scostamenti e misurare in modo puntuale l’impatto del sistema sulle operazioni logistiche, sull’IT e sul servizio al cliente.

Le tabelle seguenti raccolgono alcuni degli indicatori più significativi per analizzare in profondità le performance del WMS e confrontarle con gli obiettivi di ROI definiti.

Indicatori funzionali

Indicatori del personale

Indicatori finanziari

Come il WMS contribuisce al fatturato aziendale

Un WMS non genera valore attraverso le sue funzionalità, ma attraverso l’impatto reale sul business.

Nel settore e-commerce, dove la rapidità di evasione è una leva competitiva, la capacità di preparare e spedire gli ordini in poche ore non è solo un risultato operativo: è un vero moltiplicatore di fatturato, che aiuta a ridurre le difficoltà interne.

Le evidenze sono chiare:

• Una consegna rapida può aumentare le vendite del 20–30%, perché risponde alle aspettative immediate dei clienti e migliora il tasso di conversione.
• La velocità fidelizza: clienti più soddisfatti tornano più spesso, riducendo i costi di acquisizione e generando +10–15% di vendite nel medio periodo.
• Una logistica più affidabile riduce l’abbandono del carrello: studi recenti mostrano fino al 15% di carrelli recuperati quando i tempi di consegna sono chiari e rapidi.

In questo senso, un progetto WMS deve dimostrare rapidamente di saper generare nuovi flussi di ricavi, non solo risparmi operativi. Ed è proprio questo il suo valore agli occhi di qualsiasi interlocutore aziendale.

Quanto costa un software WMS?

La domanda “Quanto costa un software WMS?” è inevitabile quando si parla di ROI. Infatti, nessuna valutazione seria può prescindere dall’analisi dell’investimento necessario. Tuttavia, come per qualsiasi progetto strategico, il costo ha senso solo se messo in relazione al valore che il sistema è in grado di generare.

Il costo di un WMS può variare sensibilmente in funzione di diversi fattori, tra cui:

• dimensione del magazzino e numero di siti da gestire,
• complessità dei flussi operativi,
• numero di utenti e livelli di accesso,
• grado di automazione,
• modello di licenza (SaaS in abbonamento o on-premise).

L’obiettivo non è scegliere il sistema più economico, ma quello che offre il miglior rapporto tra investimento e valore creato. Un WMS adeguato alle esigenze dell’azienda, configurato correttamente e integrato in modo efficace, può compensare rapidamente l’investimento grazie ai benefici operativi e commerciali che introduce.

Esempi reali di ROI del WMS

Il valore di un WMS emerge con particolare evidenza quando si analizzano i risultati ottenuti sul campo. Oltre alle metriche teoriche e ai modelli di calcolo, sono infatti i casi reali a mostrare come un sistema di gestione del magazzino possa incidere concretamente su efficienza, qualità del servizio e costi operativi. Di seguito presentiamo alcuni esempi significativi, tratti da settori diversi, che illustrano l’ampiezza dei benefici possibili: dalla riduzione degli errori alla standardizzazione dei processi, fino alla creazione di nuovo spazio di stoccaggio e al miglioramento dell’esperienza cliente.

L’Outil Parfait: riduzione del 90% degli errori di picking

L’Outil Parfait, produttore francese specializzato in attrezzature professionali per la pittura e l’edilizia, stava affrontando le difficoltà tipiche delle aziende in rapida espansione. La crescita accelerata aveva messo sotto pressione il sistema manuale di gestione del picking, rendendo sempre più difficile mantenere alti standard di qualità.

Per garantire processi affidabili e sostenere l’aumento dei volumi senza compromettere il servizio, l’azienda ha implementato un nuovo WMS. Il risultato è stato immediato: gli errori di picking si sono ridotti del 90%, eliminando i costi nascosti dovuti a resi e rielaborazione degli ordini e migliorando al tempo stesso la soddisfazione dei clienti.

Renault: ricavi del 10-15% nella gestione dell’area di stoccaggio

Renault, uno dei principali produttori automobilistici europei con una rete globale di vendita e assistenza, gestisce ogni giorno migliaia di referenze di ricambi destinati ai propri concessionari e centri di manutenzione. In uno dei suoi hub logistici, l’azienda si è trovata a fronteggiare una crescente mancanza di spazio, che limitava la capacità operativa e rallentava le attività.

Per rispondere a questa esigenza, Renault ha implementato Hardis WMS con l’obiettivo di migliorare lo sfruttamento delle superfici disponibili e ottimizzare le proprie operazioni logistiche. Grazie alle funzionalità intelligenti di gestione delle ubicazioni, è stato possibile liberare fino al 10–15% di spazio aggiuntivo, eliminare spostamenti inutili all’interno del magazzino e velocizzare il processo di prelievo degli ordini.

Gruppo Raja: strumenti e processi unificati

Il Gruppo Raja, leader europeo nella distribuzione di imballaggi, gestisce una rete logistica estesa e articolata in diversi Paesi. Questa distribuzione geografica rendeva complesso standardizzare le operazioni logistiche e garantire lo stesso livello di efficienza in tutti i siti.

Con l’implementazione del nuovo WMS, il gruppo è riuscito a unificare strumenti, metodi e procedure, creando uno standard operativo comune per tutti i magazzini. Oltre all’aumento della produttività, il beneficio più significativo è stato proprio la standardizzazione: una struttura condivisa che ha semplificato la formazione dei team, favorito la mobilità interna del personale e permesso di diffondere rapidamente le best practice in tutto il gruppo.

Le risposte ai dubbi più comuni sul ROI del WMS

Quando si parla di ROI di un WMS, è naturale che emergano molte domande. Le aziende vogliono capire come calcolare con precisione i ricavi, quali metriche utilizzare, quanto tempo occorre per vedere un ritorno sull’investimento e come tenere conto dei benefici meno tangibili, come la soddisfazione del cliente o l’affidabilità operativa.

Di seguito rispondiamo alle domande che più spesso ci vengono poste durante i progetti di valutazione o implementazione di un WMS.

Quali sono le sfide principali quando si esamina il ROI del WMS?

La difficoltà maggiore è non limitare la valutazione alla sola produttività del magazzino.

Per ottenere un quadro realistico è necessario includere:

• costi nascosti, come rischi informatici, interventi IT ricorrenti e turnover del personale;
• ricavi aziendali indiretti, come un migliore livello di servizio, una maggiore fedeltà dei clienti o la possibilità di offrire nuovi servizi logistici.

Una visione parziale porta a sottostimare il potenziale reale del WMS e, di conseguenza, il ROI complessivo.

Quanto tempo serve per raggiungere un ROI positivo dopo l’implementazione di un WMS?

È una delle domande più frequenti e la risposta è: dipende dal contesto.

Molte aziende raggiungono il punto di pareggio entro tre-cinque anni, ma i primi benefici possono comparire anche dopo pochi mesi. Il tempo necessario dipende da fattori come:

• livello di maturità iniziale dei processi
• complessità dell’ambiente logistico
• grado di automazione
• coinvolgimento dell’organizzazione nel cambiamento

Un progetto ben strutturato tende a generare valore più rapidamente.

Come includere i benefici immateriali nel calcolo del ROI del WMS?

I benefici “intangibili” non rimangono tali a lungo se vengono misurati correttamente.

È fondamentale attribuire loro metriche concrete, per esempio:

• valutare la soddisfazione del cliente tramite NPS (Net Promoter Score) o CSAT (Customer Satisfaction Score)
• misurare la riduzione dei rischi (errori, incidenti operativi, interruzioni del servizio)
• stimare il valore economico di una maggiore affidabilità o di tempi di risposta più rapidi

In questo modo, anche i vantaggi meno evidenti diventano parte integrante del calcolo del ROI.