Antes de invertir en un software de gestión de almacén es imprescindible redactar los requisitos que debe cumplir el SGA. El documento de requisitos que se utilizará como parte del pliego de condiciones enumera los objetivos y las expectativas, describe los procesos logísticos, especifica otro software con el que el SGA tendrá que interactuar y permite recoger las propuestas de los posibles proveedores.
Un pliego de condiciones solo es eficaz si refleja decisiones que ya se han tomado. Restricciones, alcance, responsabilidad, filtros de descarte. Sin ellos, se convierte en un ejercicio de comparación de funciones dirigido por los proveedores. El proceso de selección del SGA fija esas decisiones. El pliego de condiciones las formaliza en forma de material de evaluación al que los proveedores deben responder.
En este documento se explica qué debe incluir tu pliego de condiciones de SGA y cuáles son los errores que convierten una herramienta de selección en un mero trámite de contratación.
¿Qué es un pliego de condiciones de SGA?
El pliego de condiciones de un sistema de gestión de almacén (SGA) es un documento detallado elaborado por una empresa que tiene la intención de invertir en un SGA o cambiar su software actual de gestión de almacén.
El documento establece los objetivos de la empresa, los procesos logísticos objetivo, los requisitos funcionales, las limitaciones técnicas y de tiempo, etc. Sirve de base para la comunicación y la negociación entre la empresa y los posibles proveedores del software durante un proceso de licitación.
¿Por qué es indispensable un pliego de condiciones para elegir un SGA?
El pliego de condiciones constituye el marco que guía todo el proceso de selección del SGA, lo que permite a la empresa:
- Asegurarse de que se atiendan los requisitos
- Conocer mejor distinto software de SGA
- Minimizar el riesgo de malentendidos o malas interpretaciones en las relaciones con los posibles proveedores
- Evaluar objetivamente las propuestas de los posibles proveedores
- Facilitar la selección de la aplicación que mejor se adapte a los requisitos específicos
- Fijar la base para una colaboración satisfactoria a largo plazo
Plantilla de pliego de condiciones para un SGA
En Hardis Supply Chain hemos presentado propuestas para cientos de licitaciones. Gracias a las buenas prácticas y a lo que hemos aprendido en los últimos 30 años, hemos elaborado una plantilla de pliego de condiciones de SGA en formato PDF que puedes descargarte gratis y utilizar para tu proyecto.
¿Qué debería contener una plantilla de pliego de condiciones de SGA?
1. Finalidad y contexto de la licitación
La introducción del pliego de condiciones debe describir la finalidad y el contexto de la licitación, empezando por los motivos por los que la empresa quiere desplegar un SGA o cambiar el sistema existente y si el proyecto forma parte de un programa más amplio de mejora de la cadena de suministro.
El documento también debe indicar:
- Los antecedentes que han llevado al proceso de licitación, como pueden ser nuevos retos en el sector o la industria, problemas específicos a los que se enfrenta la empresa u oportunidades que la empresa quiere aprovechar
- Los objetivos generales que se persiguen invirtiendo en un SGA o cambiando el sistema existente
- El alcance de la licitación: número de almacenes y países, operaciones comerciales cubiertas
- El calendario provisional, con las fechas clave de la licitación y el proceso de selección, así como el periodo previsto y los plazos para el lanzamiento del SGA
- Una lista de apéndices como el informe de auditoría y las recomendaciones elaboradas por una consultora de cadena de suministro, los planos y esquemas de los almacenes y las especificaciones técnicas de los demás sistemas con los que el SGA deberá interactuar
- Los datos de contacto de las personas con las que los posibles proveedores pueden contactar para solicitar aclaraciones si es necesario
2. Visión general de la empresa y los centros logísticos
El pliego de condiciones de SGA incluirá obviamente una descripción de las operaciones comerciales de la empresa y sus canales de venta y distribución, así como información sobre los procesos logísticos y los requisitos específicos de la organización:
- Ubicación y tamaño de los almacenes o las tiendas donde se desplegará el SGA
- Datos sobre los usuarios (número y perfil)
- Tipos de flujos en origen y al final de la cadena con los proveedores y los clientes (B2B, B2C, etc.)
- Tipos de productos almacenados en los centros
- Información sobre volúmenes (número de líneas de pedido, número de artículos, etc.)
- Variaciones estacionales y otras variaciones de flujos
- Descripción detallada de la organización logística objetivo a corto y medio plazo
3. Tus objetivos
En el documento se tendrán que especificar los objetivos del proyecto de SGA, por ejemplo:
- Incrementar la productividad y la eficiencia operativa
- Reducir los errores relacionados con las existencias o el picking de pedidos
- Mejorar procesos específicos
- Automatizar o mecanizar procesos específicos
- Controlar los costes de logística y transporte
4. Entorno de trabajo, equipos y ergonomía
Es imprescindible que el pliego de condiciones de SGA ofrezca una visión general detallada del hardware de TI y del equipamiento existente (cintas transportadoras, robots de picking, sistemas de embalaje automatizados, grúas apiladoras, etc.), así como del software con el que el SGA deberá interactuar (el sistema de ERP, el TMS, el OMS y la plataforma de e-commerce).
Esto va más allá de una simple lista de herramientas. El pliego de condiciones especifica qué sistema es responsable de cada tipo de datos, cómo se espera que funcionen las integraciones y a qué se debe conectar el SGA actualmente y en el plazo de los tres próximos años.
Equipos de automatización, capas de IoT, plataformas de operadores. Cada conexión amplía el alcance. Documentar los requisitos de arquitectura de TI y escalabilidad del SGA antes de que los proveedores presenten sus propuestas evita que surjan imprevistos de integración a mitad del proyecto.
También es importante establecer las limitaciones ergonómicas que pueda haber para el sistema de gestión de almacén.
5. Problemas actuales
En este apartado del pliego de condiciones, se debe ofrecer a los posibles proveedores una visión clara de los problemas a los que la empresa se enfrenta actualmente y las mejoras que son necesarias a fin de que los proveedores puedan proponer las soluciones adecuadas. Dicho de otro modo, es necesario describir:
- Los problemas que plantea el SGA o los métodos de trabajo existentes, como información sobre existencias inexacta, retrasos en el picking de pedidos o problemas con la gestión de las devoluciones
- Incidentes recurrentes que afectan a la productividad, la rentabilidad, la satisfacción del cliente, etc.
- Las expectativas en aquellos ámbitos en los que se esperan beneficios y mejoras
6. Requisitos funcionales detallados
El pliego de condiciones de un SGA debe incluir evidentemente una descripción detallada de los requisitos y las características del SGA que se esperan para cada flujo logístico:
- Recepción, inspección y almacenamiento: recepción de los artículos que llegan, inspecciones de las cantidades y los productos, gestión de las devoluciones, almacenamiento o realmacenamiento, etc.
- Gestión de las existencias: gestión de las ubicaciones, supervisión de las existencias en tiempo real, reglas de reaprovisionamiento y umbrales de alerta, gestión de inventario, etc.
- Picking de pedidos: requisitos en cuanto al picking manual o automatizado, embalaje o co-packing, etiquetado, etc.
- Gestión del envío y el transporte: gestión de las horas límite de transporte y las etiquetas, optimización de las tasas de rellenado de los camiones, etc.
- Colaboración con el ecosistema de proveedores y transportistas
- Paneles de control e informes en tiempo real: paneles de control e indicadores de supervisión (KPI en tiempo real o históricos), así como tipos de informes necesarios
- Características específicas: gestión de lotes, fechas de caducidad o productos peligrosos, trazabilidad de las operaciones logísticas y los productos, etc.
7. Especificaciones técnicas y limitaciones de integración
El documento también debe enumerar las especificaciones técnicas del SGA:
- Infraestructura de TI existente
- SGA en la nube o local
- Compatibilidad con otros sistemas existentes
- Requisitos en materia de cifrado, autenticación y copia de seguridad de los datos, así como frecuencias y acuerdos de actualización
- Niveles de disponibilidad y rendimiento esperados (SLA), así como requisitos de seguridad de datos
8. Asistencia al proveedor y/o integrador
El pliego de condiciones de SGA también tiene que indicar los servicios de despliegue de aplicaciones, gestión de cambios y formación de personal que se espera que el proveedor proporcione, así como las expectativas en cuanto a asistencia técnica, mantenimiento y actualizaciones del SGA.
9. Criterios de selección
Por último, aunque no por ello menos importante, el pliego de condiciones debe indicar los criterios que constituirán una prioridad para seleccionar el SGA.
La cobertura de funciones por sí sola no basta para diferenciar a los proveedores.
Los criterios de descarte son la adecuación de la arquitectura, el modelo de implementación, la autonomía postimplementación y la velocidad de despliegue de varios centros. Redacta requisitos que pongan de manifiesto diferencias reales, en lugar de listas de comprobación que dan lugar a respuestas idénticas.
Cabe plantearse también solicitar a los posibles proveedores una copia de la hoja de ruta de su producto para poder tener una idea de la escalabilidad de la aplicación.
También puedes solicitar referencias de otros clientes con requisitos y problemas similares a los tuyos (o incluso solicitar una visita a un centro logístico).
¿Quién debe elaborar el Pliego de condiciones de SGA?
Todo el personal interno y los departamentos que participan en el despliegue del SGA deben participar en la elaboración del Pliego de condiciones.
Eso incluye:
- El departamento de logística y cadena de suministro, que tiene un conocimiento general de los objetivos de la empresa y del encaje de sus almacenes en la cadena de suministro global
- Los usuarios clave, que tienen un conocimiento práctico de las operaciones diarias y de las dificultades a las que se enfrentan
- El departamento de TI, que tendrá que establecer las especificaciones técnicas que el SGA debe cumplir y asegurarse de que sea compatible con los demás sistemas
- Dirección sénior, que tendrá que aprobar los objetivos estratégicos del proyecto y dar el visto bueno a la decisión final
Si la empresa tiene operaciones logísticas complejas, pretende desplegar el SGA en varios centros o países, gestiona un almacén automatizado o tiene otros requisitos específicos, puede que convenga solicitar los servicios de una consultora externa especializada en sistemas de información de logística. Sus expertos pueden sugerir maneras de mejorar la organización y los procesos logísticos, ayudar a formalizar los requisitos e incluso asistir en la selección de un SGA.
¿Cuándo debe elaborarse el Pliego de condiciones?
Antes de elaborar el Pliego de condiciones, es importante analizar los requisitos estratégicos, de logística y de TI, tanto actuales como futuros, y establecer los objetivos a medio y largo plazo.
Como sucede con cualquier proyecto de TI, el pliego de condiciones solo se puede empezar a elaborar una vez que se tienen claros los objetivos generales y la dirección sénior los ha aprobado.
En cualquier caso, el pliego de condiciones debe elaborarse antes de iniciar las conversaciones con posibles proveedores, ya que estos utilizarán el documento para dar forma a su propuesta, lo cual te permite asegurarte de recibir ofertas apropiadas al contexto que puedes comparar con una misma serie de criterios.
Requisitos del SGA: errores clave que hay que evitar
- Requisitos funcionales imprecisos que dan lugar a respuestas idénticas por parte de los proveedores. Si todos los proveedores pueden responder afirmativamente, el requisito no descarta nada.
- Faltan especificaciones técnicas: arquitectura de integración, responsabilidad sobre los datos, expectativas en cuanto al SLA y requisitos de seguridad. Aquí afloran las deficiencias en forma de cambio en el alcance no presupuestado a mitad del proyecto.
- Los usuarios finales no han participado en la redacción. Los usuarios clave conocen las excepciones, las soluciones provisionales y los problemas cotidianos que las especificaciones funcionales pasan por alto.
- Pasar por alto los requisitos futuros. Un pliego de condiciones de SGA que describa las operaciones actuales sin tener en cuenta los nuevos centros, la automatización o la expansión de canales te ata a una plataforma que solo se adapta al presente.
- Subestimar la gestión del cambio y las necesidades de formación. Los retrasos en la adopción salen más caros que los retrasos en el software.
- Falta de definición de casos prácticos de demo. El pliego de condiciones debe especificar las excepciones, los conflictos de prioridad y los cambios de configuración que los proveedores deben demostrar. Sin esto, los proveedores ejecutan los casos prácticos más favorables. Saber qué esperar de una demo de SGA ayuda a perfilar esos casos prácticos antes de que los proveedores den una respuesta.