Sformułowanie wymagań dotyczących systemu WMS to ważny etap procesu inwestycji w system do zarządzania magazynami. Dokument określający wymagania, nazywany specyfikacją, powinien zawierać szczegółowy opis celów, oczekiwań i procesów logistycznych firmy, a także innych programów, z którymi system WMS ma współpracować. W ostatecznym rozrachunku pozwoli to na pozyskanie atrakcyjnych ofert od potencjalnych dostawców.
Specyfikacja działa tylko wtedy, gdy odzwierciedla decyzje już podjęte. Ograniczenia, zakres, odpowiedzialność i filtry eliminacji. Bez nich proces staje się jedynie porównywaniem funkcji narzuconym przez dostawców. Proces wyboru rozwiązania WMS blokuje te decyzje. Specyfikacja zapewnia ich formalizację w materiały do oceny, do których dostawcy muszą się odnieść.
Ta strona opisuje, co powinna zawierać specyfikacja dotycząca systemu WMS oraz jakie błędy zmieniają narzędzie wyboru w zwykłą formalność zakupową.
Czym jest specyfikacja dotycząca systemu WMS?
Specyfikacja wymagań dotyczących systemu zarządzania magazynami (WMS) to szczegółowy dokument sporządzany przez przedsiębiorcę, który zamierza zainwestować w system WMS lub zmienić dotychczas stosowane rozwiązanie.
Specyfikacja zawiera opis celów i procesów logistycznych przedsiębiorstwa, jego wymagań funkcjonalnych, ograniczeń technicznych i czasowych oraz innych istotnych kwestii. W postępowaniu przetargowym dokument stanowi podstawę kontaktów i negocjacji między firmą a potencjalnymi dostawcami oprogramowania.
Dlaczego sporządzenie specyfikacji WMS jest ważne?
Specyfikacja wymagań określa ramy całego procesu wyboru rozwiązania WMS i pozwala na:
- Jasne sformułowanie swoich potrzeb, które mają zostać uwzględnione.
- Zapoznanie się z różnymi programami WMS.
- Ograniczenie ryzyka nieporozumień w kontaktach z potencjalnymi dostawcami.
- Obiektywną ocenę ofert potencjalnych dostawców.
- Wyłonienie oferty, która najlepiej spełnia potrzeby firmy.
- Zbudowanie fundamentów pod udaną długoterminową współpracę.
Przewodnik po specyfikacji WMS
Firma Hardis Supply Chain miała okazję brać udział w setkach przetargów. Kierując się najlepszymi praktykami i ponad 40-letnim doświadczeniem, przygotowaliśmy przewodnik po specyfikacji WMS w formacie PDF, który można bezpłatnie pobrać i wykorzystać na potrzeby swojej inwestycji.
Co powinien zawierać przewodnik specyfikacji WMS?
1. Cel i zakres zamówienia
Na początku specyfikacji należy umieścić opis celu i zakresu zamówienia, w szczególności wyjaśnienie, dlaczego firma chce wdrożyć nowy system WMS lub zmienić dotychczasowe oprogramowanie, wraz ze wskazaniem, czy inwestycja jest częścią szerzej zakrojonej optymalizacji łańcucha dostaw.
Dokument powinien również określać:
- Warunki postępowania, np. wyzwania istniejące w branży, problemy, z jakimi boryka się firma, lub szanse, z których firma chce skorzystać.
- Ogólne cele firmy związane z inwestycją w WMS lub zmianą dotychczasowego oprogramowania.
- Zakres zamówienia: liczba magazynów i krajów oraz uwzględnione operacje biznesowe.
- Orientacyjny harmonogram z kluczowymi terminami postępowania oraz wskazaniem planowanego czasu trwania i terminu wdrożenia WMS.
- Załączniki, np. sprawozdanie z audytu, zalecenia ekspertów ds. łańcucha dostaw, plany i szkice magazynów, a także parametry techniczne innych systemów, z którymi oprogramowanie WMS ma współpracować.
- Dane kontaktowe osób, z którymi potencjalni dostawcy będą mogli się skontaktować w razie pytań.
2. Ogólna charakterystyka firmy i centrów logistycznych
Specyfikacja WMS powinna oczywiście zawierać opis działalności firmy, jej kanałów sprzedaży i dystrybucji, a także procesów i wymagań logistycznych, w tym:
- Informacje dotyczące lokalizacji i powierzchni magazynów lub sklepów, w których ma zostać wdrożony system.
- Informacje na temat użytkowników (liczba i profil).
- Rodzaje procesów obejmujących relacje z dostawcami (obszar upstream) i klientami (obszar downstream) (B2B, B2C itp.).
- Rodzaje przechowywanych produktów.
- Informacje na temat wolumenu (liczba pozycji zamówienia, liczba artykułów itp.).
- Zmiany sezonowe i inne wahania procesów.
- Szczegółowy opis pożądanej organizacji działalności logistycznej w horyzoncie krótko- i średnioterminowym.
3. Twoje cele
W dokumencie należy określić cele inwestycji w system WMS, takie jak:
- Zwiększenie wydajności i efektywności operacyjnej.
- Ograniczenie liczby nieprawidłowości w stanie magazynowym lub błędów podczas kompletacji zamówień.
- Optymalizacja wybranych procesów.
- Automatyzacja lub mechanizacja wybranych procesów.
- Kontrola kosztów logistyki i transportu.
4. Środowisko pracy, sprzęt i ergonomia
W specyfikacji WMS należy również opisać posiadany sprzęt IT i inne urządzenia (np. przenośniki, roboty kompletujące, automatyczne systemy pakowania lub układnice) oraz oprogramowanie, z którym system WMS powinien współpracować (takie jak system ERP, TMS, OMS czy platforma e-commerce).
Chodzi o coś więcej, niż zwykłe wyliczenie narzędzi. Specyfikacja powinna określać, który system obejmuje poszczególne dane, jak mają przebiegać integracje oraz z czym system WMS musi się łączyć obecnie, a z czym będzie musiał się połączyć w ciągu najbliższych 3 lat.
Urządzenia automatyki, warstwy IoT i platformy przewoźników. Każde połączenie zwiększa zakres projektu. Udokumentowanie architektury IT i wymagań dotyczących skalowalności systemu WMS przed otrzymaniem odpowiedzi od dostawców pozwala uniknąć niespodzianek integracyjnych na etapie realizacji.
Ważne jest także wskazanie ograniczeń ergonomicznych, którym będzie podlegał system zarządzania magazynami.
5. Aktualne problemy
W tej części specyfikacji należy przedstawić potencjalnemu dostawcy problemy, z jakimi aktualnie boryka się firma, a także konieczne ulepszenia, aby dostawca mógł zaproponować odpowiednie rozwiązania. Innymi słowy, należy opisać:
- Problemy związane z dotychczasowym oprogramowaniem WMS lub metodami pracy, takie jak nieprawidłowe dane dotyczące zapasów, opóźnienia w kompletacji zamówień czy problemy z obsługą zwrotów.
- Powtarzające się zdarzenia, które wpływają na wydajność, rentowność, zadowolenie klienta itp.
- Twoje oczekiwania dotyczące obszarów, w których liczysz na poprawę.
6. Szczegółowe wymagania funkcjonalne
Oczywiście specyfikacja WMS powinna również zawierać szczegółowy opis Twoich wymagań i funkcji oprogramowania WMS niezbędnych w poszczególnych procesach logistycznych:
- Dostawy, kontrola i gromadzenie zapasów: przyjmowanie dostaw, kontrola ilości i jakości produktów, obsługa zwrotów, gromadzenie i uzupełnianie zapasów itp.
- Zarządzanie zapasami: zarządzanie lokalizacjami, podgląd stanu magazynowego w czasie rzeczywistym, zasady uzupełniania zapasów i progi ostrzegawcze, zarządzanie zapasami produktów i półproduktów itp.
- Kompletacja zamówień: wymagania w zakresie ręcznej lub automatycznej kompletacji, pakowania, pakowania kontraktowego, etykietowania itp.
- Zarządzanie wysyłką i transportem: zarządzanie terminami granicznymi i etykietowaniem przesyłek, optymalizacja współczynnika wypełnienia itp.
- Współpraca z ekosystemem dostawców i przewoźników.
- Wgląd w dane i raporty w czasie rzeczywistym: panele nawigacyjne i wskaźniki (wskaźniki KPI historyczne lub w czasie rzeczywistym) oraz wymagane raporty.
- Funkcje szczególne: zarządzanie partiami, terminami ważności lub towarami niebezpiecznymi, identyfikowalność operacji logistycznych oraz produktów itp.
7. Parametry techniczne i ograniczenia dotyczące integracji
Dokument powinien również określać parametry techniczne systemu WMS, takie jak:
- Istniejąca infrastruktura IT.
- System WMS chmurowy lub stacjonarny.
- Kompatybilność z innymi wykorzystywanymi systemami.
- Wymagania w zakresie szyfrowania, uwierzytelniania i tworzenia kopii zapasowych danych, a także częstotliwość i sposoby aktualizacji.
- Oczekiwana dostępność i gwarantowany poziom świadczenia usług (SLA), a także wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych.
8. Wsparcie dostawcy i/lub integratora
Specyfikacja WMS powinna określać usługi w zakresie wdrożenia aplikacji, zarządzania zmianą oraz szkolenia personelu, które musi zapewniać dostawca, a także Twoje oczekiwania dotyczące wsparcia technicznego, utrzymania i aktualizacji oprogramowania WMS.
9. Kryteria wyboru
Ponadto, w specyfikacji należy wskazać kryteria, które będą dla firmy priorytetem przy wyborze rozwiązania WMS.
Samo wyszczególnienie funkcji nie pozwoli na odróżnienie od siebie dostawców.
Kryteria, które faktycznie eliminują kandydatów, to dopasowanie do architektury, model dostarczania, autonomia po wdrożeniu oraz szybkość wdrażania w wielu lokalizacjach. Wymagania należy sformułować tak, aby obnażały rzeczywiste różnice. Nie należy tworzyć list kontrolnych, które u każdego dostawcy wygenerują identyczne odpowiedzi.
Możesz poprosić potencjalnych dostawców o strategię rozwoju ich produktu, która da Ci wgląd w skalowalność aplikacji.
Możesz też poprosić o referencje od innych klientów, którzy mają podobne wymagania i problemy (a nawet zapytać o możliwość wizyty w ich centrum logistycznym).
Kto powinien sporządzić specyfikację WMS?
W procesie przygotowania specyfikacji powinni wziąć udział wszyscy pracownicy i wszystkie działy zaangażowane w jego wdrożenie.
Są to np.:
- Pracownicy działu logistyki lub łańcucha dostaw znający ogólne cele firmy i miejsce magazynów w całym łańcuchu dostaw.
- Kluczowi użytkownicy znający wyzwania oraz praktyczne aspekty codziennej działalności.
- Pracownicy działu IT odpowiadający za określenie technicznych parametrów oprogramowania WMS i zapewnienie jego kompatybilności z innymi systemami.
- Członkowie kierownictwa wyższego szczebla, do których będzie należeć zatwierdzenie strategicznych celów inwestycji oraz podjęcie ostatecznej decyzji.
Jeżeli Twoja firma obsługuje złożone operacje logistyczne, zamierza wdrożyć WMS w kilku lokalizacjach lub krajach, prowadzi magazyn zautomatyzowany lub ma inne specyficzne wymagania, dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy konsultingowej specjalizującej się w systemach informacyjnych dla branży logistycznej. Eksperci podpowiedzą, jak udoskonalić procesy logistyczne w firmie, pomogą sformułować wymagania, a nawet udzielą wsparcia przy wyborze rozwiązania WMS.
Kiedy należy przygotować specyfikację wymagań?
Zanim sporządzisz specyfikację, przeanalizuj obecne i przyszłe wymagania firmy w zakresie strategii, logistyki oraz IT. Określ również jej cele średnio- i długoterminowe.
Podobnie jak w przypadku każdego innego projektu IT, przygotowanie specyfikacji będzie możliwe dopiero wtedy, gdy zyskasz jasny obraz ogólnych celów Twojej firmy i kiedy zostaną one zatwierdzone przez kierownictwo wyższego szczebla.
W każdym wypadku specyfikację należy sporządzić przed przystąpieniem do rozmów z potencjalnymi dostawcami, ponieważ na jej podstawie zostanie przygotowana oferta. Dzięki temu otrzymasz oferty dopasowane do potrzeb Twojej firmy, które będzie można ocenić na podstawie tych samych kryteriów.
Wymagania dotyczące systemu WMS: kluczowe błędy, których należy unikać
- Nieprecyzyjne wymagania funkcjonalne, które generują identyczne odpowiedzi dostawców. Jeśli każdy dostawca może odpowiedzieć „tak”, dane wymaganie nikogo nie eliminuje.
- Brak specyfikacji technicznych: architektura integracji, własność danych, oczekiwania dotyczące dostępności i gwarantowanego poziomu świadczenia usług (SLA) i wymagania bezpieczeństwa. Luki w tym obszarze ujawniają się w trakcie projektu jako dodatkowy, nieujęty w budżecie zakres prac.
- Brak zaangażowania użytkowników końcowych w przygotowanie dokumentu. Kluczowi użytkownicy znają wyjątki, obejścia i codzienne problemy, których specyfikacje funkcjonalne nie uwzględniają.
- Pomijanie przyszłych wymagań. Specyfikacja dotycząca systemu WMS, która opisuje obecne operacje bez uwzględnienia nowych lokalizacji, automatyzacji czy ekspansji kanałów sprzedaży, ogranicza firmę do platformy dopasowanej wyłącznie do teraźniejszych wymagań.
- Niedocenianie potrzeb w zakresie zarządzania zmianą i szkoleń. Opóźnienia we wdrożeniu systemu przez pracowników kosztują więcej niż opóźnienia dotyczące samego oprogramowania.
- Brak zdefiniowanych scenariuszy demonstracyjnych. Specyfikacja powinna określać, jakie wyjątki, konflikty priorytetów i zmiany konfiguracji dostawcy muszą zaprezentować. Bez tego dostawcy przedstawią jedynie dopracowane, bezproblemowe ścieżki procesowe. Wiedza o tym, czego oczekiwać od prezentacji WMS, pomaga sformułować te scenariusze jeszcze przed uzyskaniem odpowiedzi od dostawców.