Prima di investire in un sistema di gestione del magazzino, è fondamentale individuarne e stilarne i requisiti. Il documento con i requisiti, da usare come parte del capitolato d’oneri (CDO), illustra in dettaglio obiettivi e aspettative, descrive i processi logistici, specifica gli altri software con cui il sistema WMS dovrà interfacciarsi e, infine, consente di raccogliere le proposte dei potenziali fornitori.
Un CDO funziona solo se riflette decisioni già prese. Vincoli, ambito, proprietà, eliminazione dei filtri: senza questi aspetti, diventa un esercizio di confronto delle funzionalità guidato dai fornitori. Il processo di selezione del sistema WMS racchiude tali decisioni. Il CDO le trasforma in criteri di valutazione a cui i fornitori devono rispondere.
Questa pagina illustra cosa includere in un CDO del sistema WMS e gli errori che trasformano uno strumento di selezione in una formalità puramente vincolata agli appalti.
Cos’è il CDO del WMS?
Il capitolato d’oneri di un sistema di gestione del magazzino (CDO del WMS) è un documento dettagliato, prodotto da un’azienda che intende investire in un WMS o cambiare il suo software di gestione del magazzino.
Si tratta di un documento che definisce gli obiettivi di un’azienda, i processi logistici di riferimento, i requisiti funzionali, i vincoli tecnici e temporali e altro ancora. Serve, inoltre, come base per la comunicazione e la negoziazione tra l’azienda e i potenziali fornitori di software nell’ambito di una gara d’appalto.
Perché un CDO è essenziale in un progetto WMS?
Il CDO funge da quadro di riferimento che guida l’intero processo di selezione del WMS, consentendo all’azienda di:
- assicurarsi che i suoi requisiti siano soddisfatti;
- avere un’idea chiara dei diversi software WMS;
- ridurre al minimo il rischio di fraintendimenti o interpretazioni errate nei rapporti con i potenziali fornitori;
- valutare oggettivamente le offerte dei potenziali fornitori;
- selezionare più facilmente l’applicazione che meglio soddisfa i propri requisiti specifici;
- gettare le basi per una collaborazione di successo a lungo termine.
Modello di CDO del WMS
Noi di Hardis Supply Chain abbiamo presentato offerte per centinaia di gare d’appalto. Basandoci sulle migliori prassi e sulle lezioni apprese negli ultimi trent’anni, abbiamo stilato un modello di CDO per WMS, in formato PDF, scaricabile gratuitamente e utilizzabile nell’ambito di un progetto.
Cosa deve contenere un modello di CDO del WMS?
1. Scopo e quadro di riferimento della gara d’appalto
L’introduzione al CDO deve descrivere in dettaglio lo scopo e il quadro della gara d’appalto – iniziando dalle ragioni per cui un’azienda desidera implementare un WMS o cambiare il sistema esistente – e menzionare se il progetto fa parte di un più ampio programma di miglioramento della supply-chain.
Il documento deve anche indicare:
- il contesto in cui si svolge la gara d’appalto; per esempio, le nuove sfide nel settore o nell’industria in cui opera l’azienda committente, le specifiche problematiche che questa deve affrontare o le opportunità che vuole cogliere;
- gli obiettivi generali che si perseguono con l’investimento in un WMS o con la modifica del sistema esistente;
- la portata della gara d’appalto: numero di magazzini e Paesi, operazioni commerciali coperte
- il calendario provvisorio, con le date chiave del processo di gara e selezione, nonché il periodo e le tempistiche previsti per l’implementazione del WMS;
- un elenco di allegati, come il rapporto di audit e le raccomandazioni fornite da un’azienda di consulenza sulla supply chain, i progetti e i disegni del magazzino (o dei magazzini) e le specifiche tecniche degli altri sistemi con cui il WMS dovrà interfacciarsi;
- i contatti delle persone a cui i potenziali fornitori possono rivolgersi per ottenere chiarimenti, se necessario.
2. Panoramica dell’azienda committente e dei suoi siti logistici
Il CDO del WMS includerà una descrizione delle operazioni commerciali, dei canali di vendita e distribuzione nonché informazioni sui processi logistici e sugli specifici requisiti dell’azienda committente. Per esempio:
- Ubicazione e dimensioni di magazzini o negozi in cui sarà implementato il WMS
- Dettagli sugli utenti (numero e profilo)
- Tipi di flussi a monte e a valle con fornitori e clienti (B2B, B2C, ecc.)
- Tipi di prodotti immagazzinati nel sito (o nei siti) dell’azienda
- Informazioni sul volume (numero di linee d’ordine e articoli, ecc.)
- Variazioni del flusso stagionale e di altro tipo
- Descrizione dettagliata dell’organizzazione logistica di riferimento, a breve e medio termine
3. I tuoi obiettivi
Nel documento, è necessario specificare gli obiettivi del progetto del WMS, ad esempio:
- Aumento della produttività e dell’efficienza operativa
- Riduzione degli errori di stock o di prelievo degli ordini
- Miglioramento di processi specifici
- Automatizzazione o meccanizzazione di particolari processi
- Controllo dei costi di logistica e trasporto
4. Ambiente di lavoro, apparecchiature ed ergonomia
Nel capitolato d’oneri del WMS, è essenziale fornire una panoramica dettagliata dell’ecosistema informatico e delle apparecchiature esistenti (nastri trasportatori, robot di picking, sistemi di imballaggio automatizzati, trasloelevatori, ecc.), e del software con cui il WMS dovrà interfacciarsi (come i sistemi ERP, TMS, OMS e la piattaforma di e-commerce).
Questo va oltre l’elenco degli strumenti. Il CDO deve specificare quale sistema possiede i dati e di quali dati si tratta, in che modo le integrazioni devono funzionare e a cosa il WMS deve connettere oggi e tra tre anni.
Attrezzature di automazione, livelli di IoT, piattaforme di corrieri. Ogni connessione amplia l’ambito. Documentare la tua architettura IT e la scalabilità dei requisiti del WMS prima che i fornitori rispondano evita che sorprese legate all’integrazione sopraggiungano a metà progetto.
È inoltre importante definire eventuali vincoli ergonomici per il sistema di gestione del magazzino.
5. Problemi attuali
In questa sezione del CDO, è necessario dare ai potenziali fornitori un quadro chiaro dei problemi dell’azienda e dei miglioramenti necessari, in modo che possano proporre soluzioni adeguate. In altre parole, è necessario descrivere:
- i problemi posti dal WMS o dai metodi di lavoro esistenti, come informazioni imprecise sullo stock, ritardi nel prelievo degli ordini o problemi di gestione dei resi;
- gli incidenti ricorrenti che impattano produttività, redditività, soddisfazione del cliente, ecc.;
- le aspettative dell’azienda nelle aree in cui desidera migliorare e ottenere guadagni.
6. Requisiti funzionali dettagliati
Un CDO del WMS deve naturalmente includere una descrizione dettagliata dei requisiti e delle caratteristiche del WMS attesi per ogni flusso logistico:
- Merci in arrivo, ispezione e stoccaggio: ricevimento delle merci, ispezione delle quantità e dei prodotti, gestione dei resi, stoccaggio o rifornimento, ecc.
- Gestione dello stock: gestione delle ubicazioni, monitoraggio dello stock in tempo reale, regole di rifornimento e soglie di allarme, gestione delle giacenze, ecc.
- Prelievo degli ordini: requisiti in termini di picking manuale o automatizzato, imballaggio o copacking, etichettatura, ecc.
- Gestione della spedizione e del trasporto: gestione delle scadenze di trasporto e delle etichette, ottimizzazione dei tassi di riempimento dei camion, ecc.
- Collaborazione con l’ecosistema di fornitori e corrieri dell’azienda
- Pannelli di controllo e report in tempo reale: dashboard, indicatori di monitoraggio (KPI in tempo reale o storici) e tipi di report richiesti
- Caratteristiche specifiche: gestione di lotti, date di scadenza, merci pericolose, tracciabilità delle operazioni logistiche e dei prodotti, ecc.
7. Specifiche tecniche e vincoli all’integrazione
Il documento deve anche descrivere in dettaglio le specifiche tecniche del WMS:
- Infrastruttura IT esistente
- WMS basato sul cloud vs on-premise
- Compatibilità con gli altri sistemi esistenti
- Requisiti in termini di crittografia, autenticazione, backup dei dati, frequenza e modalità di aggiornamento
- Livelli di disponibilità e prestazioni attesi (SLA) e requisiti di sicurezza dei dati
8. Assistenza dei fornitori e/o integratori
Nel CDO del WMS si dovrà inoltre specificare i servizi di implementazione dell’applicazione, gestione delle modifiche e formazione del personale che ci si aspetta dal fornitore, nonché le aspettative aziendali in termini di assistenza tecnica, manutenzione e aggiornamenti del sistema WMS.
9. Criteri di selezione
Il CDO deve anche riportare i criteri prioritari che utilizzerai per selezionare il WMS.
La semplice descrizione delle funzionalità non basta a distinguere i fornitori.
I criteri determinanti sono l’adeguatezza architetturale, il modello di implementazione, l’autonomia operativa a partire dal secondo giorno e la velocità di implementazione su più sedi. È necessario formulare requisiti che mettano in luce differenze concrete, non semplici liste di controllo che producano risposte identiche.
Inoltre, è bene chiedere ai potenziali fornitori di produrre una copia del piano d’azione relativo al prodotto, il che darà un’idea della scalabilità dell’applicazione.
Infine, ma non meno importante, puoi anche chiedere referenze di altri clienti con esigenze e sfide simili alle tue o chiedere di visitare un sito logistico.
Chi deve redigere il capitolato d’oneri del WMS?
Devono contribuire alla stesura del capitolato d’oneri tutto il personale interno e i dipartimenti coinvolti nell’implementazione del WMS.
Ovvero:
- il reparto logistico o supply chain, che ha una visione d’insieme degli obiettivi dell’azienda e di come i suoi magazzini si inseriscono nella supply chain complessiva;
- gli utenti chiave, che conoscono le operazioni quotidiane nella pratica e le sfide che si trovano ad affrontare;
- il reparto IT, incaricato di stabilire le specifiche tecniche che il WMS dovrà soddisfare e garantirne la compatibilità con altri sistemi;
- La direzione senior, che dovrà approvare gli obiettivi strategici del progetto e firmare la decisione finale.
Se un’azienda ha operazioni logistiche complesse, intende implementare il WMS in più siti o Paesi, gestisce un magazzino automatizzato o ha altri requisiti specifici, potrebbe essere una buona idea rivolgersi a una società di consulenza esterna specializzata in sistemi informativi logistici. I loro esperti possono suggerire modi per migliorare l’organizzazione e i processi logistici, aiutare l’azienda committente a formalizzare i propri requisiti e persino assisterla nella scelta di un WMS.
Quando deve essere redatto il CDO?
Prima di redigere il CDO, è importante analizzare i requisiti strategici, logistici e informatici – attuali e futuri – e stabilire gli obiettivi a medio e lungo termine.
Come per ogni progetto informatico, si può iniziare a redigere il capitolato d’oneri solo quando si possiede un quadro chiaro degli obiettivi generali e quando questi sono stati approvati dall’alta direzione.
In ogni caso, il CDO deve essere redatto prima di avviare i colloqui con i potenziali fornitori, poiché questi lo utilizzeranno per formulare le loro proposte. In tal modo, in quanto committente, hai la sicurezza di ricevere offerte adeguate al contesto e confrontabili con lo stesso insieme di criteri.
Requisiti del WMS: errori importanti da evitare
- Requisiti funzionali imprecisi che generano risposte identiche da parte dei fornitori. Se ogni fornitore può rispondere affermativamente, il requisito non elimina nulla.
- Mancanza di specifiche tecniche: architettura di integrazione, titolarità dei dati, aspettative relative agli SLA, requisiti di sicurezza. Queste lacune emergono a progetto avviato sotto forma di attività non previste nel budget.
- Assenza di coinvolgimento degli utenti finali nella stesura. Gli utenti chiave conoscono le eccezioni, le soluzioni alternative e gli attriti quotidiani che sfuggono alle specifiche funzionali.
- Trascurare requisiti futuri. Un CDO per WMS che descrive le operazioni odierne senza tenere conto di nuovi siti, automazione o espansione dei canali vincola a una piattaforma adatta solo al presente.
- Sottovalutare le esigenze di gestione del cambiamento e di formazione. I ritardi nell’adozione comportano costi maggiori rispetto ai ritardi nell’implementazione del software.
- Mancanza di scenari dimostrativi definiti. Il CDO dovrebbe specificare quali eccezioni, conflitti di priorità e modifiche alla configurazione i fornitori. In assenza di ciò, i fornitori presentano scenari ottimali e perfetti. Sapere cosa aspettarsi da una demo del WMS aiuta a definire questi scenari prima che i fornitori rispondano.