De noodzaak van innovatie
Bij Hardis Supply Chain werken we nauw samen met operationele teams van grote klanten. Lange tijd kreeg transportplanning weinig aandacht: zolang goederen aankwamen of vertrokken, werd het proces als “goed genoeg” beschouwd. Last-minute bijsturing, herverdeling van personeel en informele beslissingen (over de telefoon) waren normaal.
Die aanpak werkt niet meer: vandaag moeten processen volatiele stromen, krapper wordende deadlines en hogere klantverwachtingen aankunnen. De bottleneck zit niet in het magazijn zelf, maar in het vermogen om inkomende goederen te synchroniseren voordat de logistieke uitvoering start.
“We zagen magazijnen die op uitzonderlijk hoog niveau draaiden, maar een gebrek aan zicht op de inkomende goederen van de volgende ochtend kon al genoeg zijn om de organisatie in duigen te laten vallen.”
Tijdens bezoeken aan logistiek dienstverleners, omnichannel retailers en fabrikanten zagen we de afgelopen twee jaar hetzelfde patroon:
Een vervoerder arriveert zonder officieel geboekt tijdslot. De laaddock blijkt bezet. Een team wordt ad-hoc elders weggehaald. Een andere lading moet on hold. Informatie circuleert te laat, is versnipperd en nooit centraal beschikbaar.
Het probleem is niet dat er geen coördinatie is, maar dat die niet zichtbaar, betrouwbaar of voorspelbaar is.
Lessons learned in de praktijk<
Na tientallen gesprekken met logistiek managers, planners en IT-teams bleek steeds hetzelfde, ongeacht bedrijfsgrootte, IT-volwassenheid of sector: transportplanning is een van de zwakste schakels in de supply chain, terwijl ontvangst, opslag, picking en laden grotendeels gedigitaliseerd en geoptimaliseerd zijn.
Op de meeste locaties zagen we hetzelfde:
Coördinatie via informele, parallelle kanalen: e-mail, telefoon, gedeelde documenten.
Planners besteden veel tijd aan informatie achterhalen, afwegingen maken en dubbel checken.
Laaddocks wisselen tussen inactiviteit en onverwachte drukte.
IT-teams proberen externe tools te beperken.
Standaardapplicaties zijn vaak ontworpen voor vervoerders en integreren nauwelijks met het WMS.
“Het probleem zat niet in de technologie, maar in de operationele afstemming. Niemand beschikte over dezelfde informatie of handelde tegelijk.”
Het gevolg: verborgen tijdsverlies, constante mentale druk en onzekerheid bij beslissingen.
Als innovatieve softwareleverancier zette dit ons aan het denken: welke functies helpen klanten echt?
Van idee naar productvisie
Elke supply chain heeft processen die buiten het officiële IT-systeem plaatsvinden, vaak via Excel, gedeelde kalenders of eindeloze e-mails.
Deze schaduw-IT wordt getolereerd, maar is moeilijk beheersbaar.
“Toen we zagen dat de meeste locaties tijdslots beheerden via geïmproviseerde Excel-spreadsheets, werd meteen duidelijk: het probleem was organisatorisch, niet functioneel.”
Vanuit IT-perspectief is de behoefte duidelijk: teams willen geen extra component die na enkele maanden hetzelfde probleem terugbrengt.
Uit onze analyse ontstonden de contouren van een oplossing:
Geen één-op-één-vervanging van Excel.
Parallelle tools overbodig zodra uitgerold.
Direct bruikbaar als standalone.
Ontworpen als extensie van de warehouse management software.
Het ontwerp achter Appointment Scheduling
Het ging ons niet om een nieuwe functie, maar om een systeem dat Excel en andere parallelle tools overbodig maakte, direct bruikbaar was en zonder complexe technische vereisten.
Leidende principe: iedereen moet zelfstandig kunnen handelen, zonder afhankelijk te zijn van anderen of te wachten op informatie.
Daarom ontwikkelden we een multi-role portaal waarin gebruikers precies zien wat ze nodig hebben en niets meer.
Workflow vóór Appointment Scheduling
Vervoerder → E-mail/telefoontje → Handmatige bevestiging → Excel → Herinvoer in het WMS → Logistiek team informeel geïnformeerd
Kenmerken: traag, informeel, ondoorzichtig, stressvol
Workflow ná Appointment Scheduling
Vervoerder → Directe boeking in portaal → Automatische synchronisatie met WMS → Onmiddellijke notificatie aan logistiek team
Kenmerken: snel, zichtbaar voor iedereen, traceerbaar, beheerst
Onze drie ontwerpprincipes
1. Voor vervoerders
24/7 toegang, een paar klikken, geen wachttijden.
→ Direct aan de slag, zonder vertragingen of afhankelijkheid van anderen
2. Voor operationele teams
Realtime overzicht, notificaties wanneer geen laaddock beschikbaar is, locatiespecifieke regels.
→ Proactief plannen in plaats van reactief handelen.
3. Voor IT
Cloud-native, multi-tenant architectuur, native WMS-integratie, open API.
→ Geen schaduw-IT, geen onderbrekingen in de continuïteit, continue updates, schaalbaar en altijd beschikbaar.
“Het doel was niet om transportplanning sneller te maken, maar om te voorkomen dat Excel-spreadsheets binnen zes maanden weer opduiken.”
Verwachte en waargenomen effecten
ROI was niet het uitgangspunt; klanten wilden vooral overzicht, zodat aankomsttijden van vervoerders voorspelbaar waren en ze niet langer achter de feiten aanliepen.
Het doel: controle, duidelijkheid en operationele rust.
Bij de eerste pilotlocaties waren de effecten direct merkbaar:
| Meetbare indicator | Vóór Appointment Scheduling | Na Appointment Scheduling | Effect |
| Beheer aankomsttijden | Reactief, afhankelijk van herinneringen | Zichtbaar, voorspelbaar, continu beheerd | Minder noodgevallen, sneller beslissen |
| Gebruik laaddocks | Onregelmatig, pieken en dalen | Doorlopend, capaciteit onder controle | Capaciteit optimaal benut |
| Werkdruk planner | Tijdrovend (handmatig) | Administratie sterk verminderd | Meer tijd voor beheer |
| Mentale belasting | Constante stress | Rustiger, overzichtelijk | Minder stress |
| Ervaring vervoerders | Wachten, onzekerheid, heen-en-weer communicatie | Directe boeking, autonomie | Sneller, soepeler, tevredener |
Praktijkvoorbeeld – Logistiek centrum met 2.800 pallets/week:
- 18% hogere capaciteit zonder extra aanwervingen of infrastructuur
- Per planner 4 uur/week vrij voor forecasting en operationeel beheer
- 70% van slotboekingen verloopt direct via portaal
- Eerste tekenen van minder stress tijdens piekmomenten
Het gaat niet om kleine, lokale verbeteringen, maar om een ingrijpende verandering in de dagelijkse werkwijze, merkbaar vanaf de eerste weken.
Lessen en inzichten
De eerste implementaties maakten vooral één ding duidelijk: succes hangt niet af van technologie, maar van snel voordeel leveren zonder extra complexiteit.
Dit zijn de drie belangrijkste lessen die we daaruit trokken:
Les 1: IT-volwassenheid mag geen voorwaarde zijn
→ De oplossing moet direct zelfstandig kunnen draaien, zonder te wachten op WMS-integratie.
“Ons sterkste argument was niet: ‘Het integreert perfect’, maar: ‘Je kunt morgen live gaan’.”
Les 2: Draagvlak ontstaat in 48 uur
→ Geen drempels, geen handleiding en vanaf dag één zichtbaar voordeel. Blijft dat uit, dan haken gebruikers snel af.
“Boekt een vervoerder in de eerste twee dagen geen tijdslot, dan is de kans groot dat hij het daarna helemaal niet meer doet.”
Les 3: De echte winst is zelden financieel
→ Teams willen vooral dat problemen stoppen, niet hoeveel dat over een jaar oplevert.
“Verantwoordelijken vragen niet om een businesscase. Ze willen weten of ze tijdens piekperiodes eindelijk weer rustig kunnen slapen.”
De volgende fase
Digitalisering van transportplanning is de eerste stap naar een volledig gesynchroniseerde, samenwerkende en toekomstbestendige supply chain.
Logistieke en IT-teams hebben een tool nodig die hen continu en naadloos op de hoogte houdt, zonder hiaten, parallelle spreadsheets, eindeloze e-mails of lokale uitzonderingen.
Appointment Scheduling is geen losstaande tool – het levert echte vooruitgang op.
- Eén realtime overzicht voor alle laaddocks, in plaats van dock‑voor‑dock beheer.
- Transport en operaties verbinden via één platform voor leveranciers, klanten en partners
- Proactief plannen, samen met alle betrokken partijen, vervangt reactief handelen.
Het uiteindelijke doel is de blinde vlek tussen planning, uitvoering en overzicht weg te nemen, zodat WMS, transportteams en het bredere netwerk vanuit één enkele bron van waarheid werken.